Sistem Informasi Eksekutif (EIS)

Sistem Informasi Eksekutif


www.unas.ac.id

A. Definisi

Eksekutif merupakan pelaksana/yg bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi.

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System / EIS) adalah sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif terutama informasi menyeluruh tentang kinerja organisasi untuk mendukung kegiatan dan pekerjaannya.
Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa knsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.

B. Model Utama EIS

Suatu EIS pada dasarnya terdiri atas sebuah komputer personal (PC) yang terhubung ke suatu basis data eksekutif. Sistem ini akan memberikan tampilan informasi yang sesuai dengan permintaan informasi, terutama yang sifatnya insidentil. Selain basis data eksekutif EIS terhubung ke SIM organisasi sehingga EIS dapat memperoleh data inti atau data ringkasan semua sistem fungsional dalam organisasi sehingga eksekutif dapat memperoleh gambaran lengkap tentang organisasi.

C. Keputusan Penerapan EIS

Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak pada perusahaaan, maka perlu membuat tiga keputusan : 

1. Perlu mengembangkan EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada.
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )

2. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai ?
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangakat lunak.

3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lnak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .

D. Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS

     a. Sponsor eksekutif
yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan

     b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaan

     c. Staf jasa informasi yang sesuai\
harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

    d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

   e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

   f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis

   g. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

   h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi system
jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali 

Karasteritik dari system informasi eksekutif

1. Top level management
2. Designed to the individual
3. Ties CEO to all levels
4. Very expensive to keep up
5. Extensive support staff

Konsep dasar tersebut terbagi atas 3 hal, yaitu :

a.      Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.

b.      Management By Exception (MBE)
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.

c.      Model Mental 
Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

Keputusan Penerapan EIS
Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :

a. Perlu mengembangkan EIS ?

      Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )

b. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangakat lunak.

c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?Jika ya, maka perangkat lnak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .